Emailing HubSpot : automatisez la communication avec vos visiteurs de stand

Dans un environnement commercial où chaque interaction compte, l'optimisation de la communication est devenue une priorité pour toute entreprise participant à des salons professionnels ou des conférences. La captation de prospects lors de ces événements représente une opportunité majeure. L'automatisation du suivi s'avère cruciale, permettant d'éviter une perte significative de leads. L'adoption d'une stratégie d'emailing HubSpot performante permet une approche personnalisée et automatisée.

Les événements demeurent un pilier essentiel de la stratégie marketing pour de nombreuses entreprises, offrant une plateforme unique pour établir des connexions directes avec les prospects, renforcer la notoriété de la marque et générer des leads qualifiés. Cependant, la gestion manuelle des leads collectés peut rapidement devenir un défi. La perte d'informations précieuses, les délais de réponse excessifs et le manque de personnalisation sont autant d'obstacles qui peuvent compromettre l'efficacité de votre présence. C'est là qu'intervient l'intérêt de l'automatisation.

Optimiser l'emailing HubSpot pour doper votre ROI

Nous allons explorer les différentes étapes à suivre, de la préparation initiale à l'analyse des résultats, en passant par la création de workflows d'automatisation performants. En utilisant HubSpot, vous pouvez automatiser la communication, personnaliser les interactions et mesurer l'impact de vos actions, afin d'accroître votre retour sur investissement. Nous vous fournirons des conseils pratiques, des astuces éprouvées et des idées novatrices pour vous aider à maximiser les bénéfices de votre présence lors de salons et événements.

Partie 1 : préparation et configuration

La phase préparatoire inclut la définition claire des objectifs de l'événement, la configuration du CRM HubSpot, la mise en place de solutions de capture de leads efficaces et la création de modèles d'emails percutants.

Définir les objectifs de l'événement et de l'emailing

Avant de vous lancer dans la configuration technique, il est essentiel de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre participation à l'événement. Ces objectifs doivent être SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Par exemple, vous pouvez viser à capter un certain nombre de leads qualifiés, à prendre un certain nombre de rendez-vous avec des prospects clés, à diffuser votre contenu à un public ciblé ou à accroître la notoriété de votre marque. Pour chaque objectif, définissez des indicateurs de performance (KPI) clairs et mesurables, qui vous permettront de suivre vos progrès et d'évaluer le succès de votre campagne d'emailing.

• Capter des leads qualifiés : Augmenter le nombre de leads qualifiés de 20% par rapport au salon précédent.
• Prise de rendez-vous : Fixer 15 rendez-vous avec des prospects ciblés.
• Diffusion de contenu : Téléchargement de votre livre blanc par 100 visiteurs.
• Notoriété de la marque : Augmenter le nombre de mentions de votre marque sur les réseaux sociaux de 15%.

Configuration du CRM HubSpot pour le salon

La configuration adéquate de votre CRM HubSpot est essentielle pour collecter, organiser et gérer efficacement les informations des visiteurs de votre stand. Commencez par créer un "événement" dans HubSpot, ce qui vous permettra de regrouper toutes les données relatives à votre participation. Ensuite, créez des propriétés personnalisées pour collecter des informations spécifiques aux visiteurs, telles que leur secteur d'activité, leur intérêt principal ou leur besoin immédiat. Enfin, mettez en place des listes de contacts intelligentes basées sur ces propriétés personnalisées, afin de segmenter votre audience et de personnaliser vos communications.

Mise en place de solutions de capture de leads sur le stand

Pour capturer efficacement les informations des visiteurs de votre stand, vous devez mettre en place des solutions de capture de leads adaptées à vos besoins et à votre budget. Plusieurs options s'offrent à vous, chacune présentant ses propres avantages et inconvénients. Vous pouvez utiliser des formulaires HubSpot sur une tablette, intégrer des scanners de badges pour automatiser la collecte des informations, ou créer des QR Codes dédiés qui dirigent les visiteurs vers des formulaires HubSpot pré-remplis.

• Formulaires HubSpot sur une tablette : Solution simple, paramétrage avancé, déclencheurs personnalisés.
• Intégration de scanners de badges : Liaison automatique, gain de temps, données précises.
• QR Codes dédiés : Facile à mettre en place, accès rapide, informations pré-remplies.

Une solution innovante consiste à créer un jeu concours interactif sur une borne tactile connectée à HubSpot. Cela permet de collecter des informations de manière ludique et engageante, tout en offrant aux participants la possibilité de gagner un prix attractif.

Création des modèles d'emails

La création de modèles d'emails professionnels et attractifs est une étape cruciale pour assurer l'efficacité de votre campagne d'emailing. Vos emails doivent être optimisés pour mobile, afin d'offrir une expérience utilisateur optimale à tous les destinataires. Personnalisez vos emails avec les propriétés HubSpot (nom, entreprise, intérêt) pour rendre vos communications plus pertinentes et engageantes. N'oubliez pas d'inclure un appel à l'action clair et pertinent, qui incite les destinataires à passer à l'étape suivante. Créez différents modèles d'emails pour différents segments de visiteurs, afin de répondre à leurs besoins spécifiques.

Partie 2 : automatisation des emails

L'automatisation des emails est au cœur de votre stratégie de communication post-événement. Elle permet de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité de votre suivi et de personnaliser les interactions avec les prospects. En créant des workflows d'automatisation pertinents, vous pouvez déclencher des emails en fonction du comportement des visiteurs, de leurs centres d'intérêt ou de leur position dans le cycle d'achat.

Création de workflows d'automatisation

Les workflows d'automatisation sont des séquences d'actions déclenchées par un événement spécifique, tel que la soumission d'un formulaire, le scan d'un badge ou l'ajout d'un contact à une liste. Vous pouvez créer différents scénarios d'automatisation pour répondre aux besoins spécifiques de votre événement. Un workflow bien conçu permet de segmenter la communication et de s'assurer que le bon message parvient à la bonne personne, au bon moment.

• Scénario 1 : Email de remerciement automatique après la visite du stand. Envoyé immédiatement après la visite, il renforce l'impression positive et fournit des informations supplémentaires.
• Scénario 2 : Email de suivi ciblé basé sur l'intérêt principal. Ce scénario permet d'offrir du contenu spécifique et pertinent, augmentant l'engagement du prospect.
• Scénario 3 : Nurturing progressif pour les prospects froids. Ce workflow maintient le contact avec les prospects moins engagés, en leur offrant de la valeur ajoutée au fil du temps.
• Scénario 4 (Idée originale) : Workflow basé sur l'interaction avec un "Quiz Diagnostic" sur le stand. Ce workflow permet de qualifier les besoins des visiteurs et de leur proposer des solutions personnalisées.

Personnalisation avancée des emails

La personnalisation avancée des emails est un facteur clé de succès pour votre campagne d'emailing. Utilisez la logique conditionnelle dans vos emails pour afficher du contenu différent en fonction des propriétés du contact, telles que son secteur d'activité, sa fonction ou son intérêt principal. Si possible, insérez des vidéos personnalisées pour une expérience plus engageante. Optimisez les objets de vos emails pour maximiser les taux d'ouverture.

Gestion des désinscriptions et des préférences

La gestion des désinscriptions et des préférences est une obligation légale et une bonne pratique pour maintenir une relation de confiance avec vos contacts. Assurez-vous de respecter le RGPD et les lois anti-spam en offrant des options claires et faciles pour se désinscrire ou modifier les préférences d'email. Cela démontre votre engagement envers la protection de la vie privée et renforce la crédibilité de votre entreprise.

Partie 3 : suivi et analyse des performances

Le suivi et l'analyse des performances sont essentiels pour évaluer l'efficacité de votre campagne d'emailing et identifier les points d'amélioration. En mesurant les KPIs, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur le comportement de vos contacts et optimiser vos workflows d'automatisation. L'analyse des résultats vous permet de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin d'ajuster votre stratégie et d'améliorer votre ROI.

Analyse des métriques clés de performance (KPIs)

Les métriques clés de performance (KPIs) vous fournissent des informations précieuses sur l'efficacité de votre campagne d'emailing. Suivez attentivement les taux d'ouverture, les taux de clics, les taux de conversion et les taux de désinscription. Utilisez les tableaux de bord HubSpot pour visualiser les données et identifier les tendances. Par exemple, un taux d'ouverture élevé indique que vos objets d'emails sont attractifs, tandis qu'un taux de clics élevé suggère que votre contenu est pertinent et engageant. Un taux de désinscription élevé peut indiquer que vous devez revoir votre stratégie de segmentation ou de personnalisation.

KPI	Description	Valeur de référence
Taux d'ouverture	Pourcentage d'emails ouverts par les destinataires	20-25%
Taux de clics	Pourcentage de destinataires qui ont cliqué sur un lien dans l'email	2-5%
Taux de conversion	Pourcentage de destinataires qui ont réalisé l'action souhaitée (ex : prise de rendez-vous)	1-3%
Taux de désinscription	Pourcentage de destinataires qui se sont désinscrits de votre liste	< 0.5%

Identification des points d'amélioration

L'analyse des KPIs vous permet d'identifier les axes d'amélioration de votre campagne d'emailing. Analysez les emails les plus performants et les moins performants pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Optimisez vos workflows en fonction des résultats, en ajustant les déclencheurs, le contenu et le timing des emails. Améliorez le ciblage et la personnalisation de vos emails pour rendre vos communications plus pertinentes et engageantes. N'hésitez pas à effectuer des tests A/B pour comparer différentes versions d'emails et identifier les plus performantes.

Intégration avec d'autres outils

L'intégration de HubSpot avec d'autres outils contribue à optimiser votre suivi commercial et à analyser le trafic généré par vos emails. Vous pouvez connecter HubSpot avec :

Hubspot sales hub

Pour un suivi commercial performant, le Sales Hub permet à votre équipe de vente d'accéder à toutes les données nécessaires pour conclure des affaires.

Google analytics

Analysez le trafic généré par vos campagnes emailing, identifiez comment vos contacts interagissent avec votre site web et optimisez ainsi votre stratégie.

Reporting et communication des résultats

Le reporting et la communication des résultats sont essentiels pour tenir informées les parties prenantes et démontrer la valeur de votre campagne. Créez des rapports réguliers pour présenter les résultats à votre équipe, à votre direction et à vos clients. Présentez les succès et les leçons apprises, et proposez des recommandations pour améliorer les performances futures. Un reporting transparent et efficace renforce la crédibilité de votre équipe marketing et justifie les investissements réalisés.

Partie 4 : conseils et astuces

Pour accroître l'impact de votre campagne d'emailing, il est important de suivre les bonnes pratiques, d'éviter les erreurs fréquentes et de mettre en œuvre des idées originales. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à vous distinguer et à obtenir des résultats concrets.

Meilleures pratiques pour l'emailing post-événement

L'emailing est un exercice délicat qui nécessite une approche réfléchie et individualisée. Voici quelques recommandations à suivre pour maximiser l'impact de vos communications :

• Envoyer les emails de suivi rapidement après l'événement. Le timing est primordial : plus vous envoyez vos emails rapidement, plus vos contacts seront susceptibles de se souvenir de vous.
• Rester pertinent et personnalisé. Adaptez votre message aux centres d'intérêt et aux besoins spécifiques de chaque contact.
• Offrir de la valeur ajoutée. Proposez du contenu exclusif, des offres spéciales ou des recommandations personnalisées.
• Ne pas être trop insistant. Respectez le rythme de vos contacts et évitez de les importuner avec des emails incessants.

Erreurs à éviter

Certaines erreurs peuvent amoindrir l'efficacité de votre campagne. Voici quelques erreurs à proscrire :

• Emails non personnalisés et génériques. Ces emails sont souvent considérés comme du spam et sont ignorés.
• Envoi massif sans segmentation. Adresser le même email à tous vos contacts est une erreur : vous risquez de perdre des prospects qualifiés.
• Négligence de la conformité au RGPD. Le non-respect du RGPD peut engendrer des sanctions financières et porter atteinte à la réputation de votre entreprise.
• Manque de suivi des résultats. Sans suivi des résultats, il est impossible d'identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et donc d'optimiser votre campagne.

Idées originales pour se démarquer

Pour vous distinguer de vos concurrents et susciter l'intérêt de vos contacts, misez sur la créativité et proposez des concepts novateurs. Voici quelques suggestions :

• Offrir un accès exclusif à un contenu premium pour les visiteurs de votre stand.
• Organiser un webinaire de suivi pour approfondir les sujets abordés sur le stand.
• Proposer une consultation gratuite pour évaluer les besoins précis du prospect.

Utilisation de l'IA dans HubSpot pour optimiser votre emailing événementiel

L'intelligence artificielle (IA) optimise vos campagnes et permet d'obtenir de meilleurs résultats. HubSpot propose des fonctionnalités d'IA qui vous aident à :

• Optimiser les objets d'emails pour augmenter les taux d'ouverture.
• Personnaliser le contenu des emails pour rendre vos communications plus pertinentes.
• Prédire les meilleurs moments pour envoyer les emails afin de maximiser l'engagement.

Fonctionnalité IA HubSpot	Description	Bénéfices potentiels
Optimisation des lignes d'objet	L'IA analyse les données et suggère des lignes d'objet plus attractives.	Augmentation des taux d'ouverture
Personnalisation du contenu	L'IA adapte le contenu des emails en fonction des préférences du contact.	Amélioration de l'engagement
Prédiction du moment d'envoi	L'IA détermine le moment optimal pour envoyer les emails.	Accroissement des taux de clics

Vers une stratégie d'emailing HubSpot performante pour vos événements

L'automatisation de la communication avec les personnes qui visitent votre stand grâce à HubSpot offre une multitude d'avantages, allant de la génération de leads qualifiés à l'amélioration du ROI de vos événements. En suivant les étapes clés décrites dans cet article, vous transformez votre approche de la communication et obtenez des résultats concrets. N'oubliez pas que la clé du succès réside dans une préparation rigoureuse, une automatisation adaptée, un suivi précis et une analyse approfondie des résultats. En mettant en œuvre une stratégie d'emailing HubSpot bien pensée, vous augmentez l'impact de vos événements et propulsez votre entreprise vers de nouveaux horizons.